Allt fler företag satsar på att ha en digital onboardingprocess. Den digitala onboardingprocessen ger flera fördelar –den blir skalbar, den är lätt att tilldela och den går att genomföra var vi än befinner oss. Men, såklart finns även risker med att helt och hållet förlita sig på den digitala onboardingprocessen, speciellt i dessa tider då många jobbar hemifrån och den naturliga socialiseringen på arbetsplatsen uteblir. I denna guide bjuder vi på 7 snabba tips som förhoppningsvis kan ge er goda förutsättningar för en lyckad onboardingprocess från distans.


Sju tips för att lyckas med din digitala onboarding på distans:

1. Skapa engagemang och trygghet hos din nya medarbetare innan första arbetsdagen  Pre-boarding blir idag allt vanligare, och i tider av oro och obalans på arbetsmarknaden så kan en så enkel åtgärd som att skicka ut onboarding-material redan innan första arbetsdagen skapa ett lugn och en trygghet hos kandidaten. Exempel på pre-boarding material kan vara t.ex. ett organisationsschema och en förteckning med kontaktuppgifter till alla som ingår i teamet. Det är också bra om materialet innehåller någonting personligt som t.ex. information om den nyanställdes mailadress och telefonnummer. Finns det möjlighet att ge den nyanställde tillgång till personalhandböcker och policys så är även det en bra idé att ge i ett tidigt stadie.

 

2. Ha ett tydligt upplägg och få din nya medarbetare att känna sig sedd – trots att denne kanske inte kommer att träffa sina kollegor på ett tag. Första arbetsdagen kan t.ex. innehålla möten med representanter från olika affärsområden eller ett digitalt välkomstmöte med teamet.Enligt den amerikanska bloggen HR.com så menar 76% av alla nyanställda att socialiseringen är den viktigaste delen av onboardingen.

 

3. Se till att din nya medarbetare snabbt kommer igång med sina arbetsuppgifter – Den nya medarbetaren är såklart ivrig att visa upp vad hen går för, därför det blir extra viktigt att nyttja det engagemang som finns där. Anpassa nivån på arbetsuppgifterna så att dessa inte kräver en allt för lång upplärningskurva – tänk på att tröskelnatt lyfta telefonen och be om hjälp är högre än att titta över datorskärmen och fråga närmsta kollega. Sätt upp en tydlig agenda och utse en kontorskompis.

 

4. Feedback genom digitala möten – Feedback är viktigt, i synnerhet för någon som är ny. Boka in uppföljning efter varje deadline och följ upp arbetet minst lika bra som om ni hade befunnit er på kontoret. Utöver feedback ger också feedback mötet en social interaktion vilket är viktigt när fysiska möten lyser med sin frånvaro. Enligt Brunhaver& Sheppard (2015) har face-to-face tid med sin chef stor betydelse för att medarbetaren ska etablera en bra relation till ledningen.

 

5. Gå igenom rutiner – Hur rapporterar den nya anställde sin tid? När förväntas medarbetarna att finnas tillgängliga? Vem hör man av sig till vid t.ex. IT-relaterade problem? Ju fler frågetecken som reds ut snabbt under onboardingen desto snabbare kommer den nya medarbetaren att bli självständig.

 

6. Se till att alla avdelningar följer samma rutiner – Försök få alla avdelningar att jobba efter samma riktlinjer så att onboardingen ser den samma ut oavsett vilken avdelning den nyanställde arbetar på.

 

7. Utvärdera Utvärdera onboardingen kontinuerligt. Onboardingprocessen är en form av pedagogisk process vilket gör det viktigt att ständigt utvärdera i syfte att göra processen bättre och mer effektiv (Jonsson, 2012).

 

Lite inspiration hämtat från företag runt om i världen:

Zappos (Online retailer) kör ett intensivt fem-veckorsprogram och erbjuder därefter 2.000 dollar om den anställde inte känner att värderingarna matchar förväntningarna.

 

IBM jobbar med en årslång onboardingprocess uppdelad i tre steg där den sista delen går ut på löpande coaching och investeringar i tid avsett till att få den nyanställde fullt införstådd i företagets värderingar och kultur.

 

Till slut kommer här några exempel på verktyg som kan underlätta vid din digitala onboarding:

Genom ditt HR-System:

Många större företag jobbar i ett större HR-system där det ofta finns stöd för att bygga en onboarding-modul. Exempel på HR-system är SuccessFactors (SAP) där man t.ex. kan bygga onboarding genom learningmodulen. Även Workday har en onboardingmodul i vilken du kan välkomna nyanställda genom att skräddarsy välkomstmeddelanden, tilldela buddies och automatisera processen. Faktum är att de allra flesta HR-system mer eller mindre har stöd för att effektivisera onboardingen, så börja med att kolla där!

Genom renodlade onboarding-verktyg:

Till exempel så finns N`GAGER – ett digitalt onboarding-verktyg som börjar med pre-boarding och går vidare när den anställde kommer till arbetsplatsen (eller tja, startar sin dator hemifrån). Därefter är det en steg för steg-baserad process som syftar till att underlätta för den nyanställdes första första tid på det nya arbetet. Modulen ger dig som chef möjlighet att erbjuda support där det behövs, vilket kan vara en viktig del i att få den anställde att känna sig välkommen. Andra exempel på renodlade onboarding verktyg är Greenhat People som levererar en introduktions app. Syftet med appen är att hjälpa nyanställda att känna sig välkomna och snabbt komma in i företagskulturen på ett kul och engagerande sätt. Appen anpassas helt för att passa din organisation och går att köra på både telefonen och datorn. Appen ska inte ses som en ersättning för en e-learningplattform, utan ses snarare som ett komplement där den anställde får utföra konkreta handlingar och aktiviteter under de första 2-6 veckorna.