Grundbultarna för en lyckad HR-systemimplementering

 

Just nu så går vi alla i en tjock Coronadimma och de flesta av era HR-projekt har antagligen pausats. Vi vågar med säkerhet påstå att det kommer en Coronafri framtid där vi så sakteligen återgår till det normala där vilande projekt återigen kan prioriteras.

För att bryta trenden i informationsflödet om permitteringar och distansarbete så bjuder vi här på ett Påskägg fullt med tips för en lyckad HR-systemimplementation.

Går ni i tankarna att byta HR-system eller har projektet paustats? Kanske har ni inget system idag men har kommit fram till att det finns ett behov av det? Om du svarat ja på någon av dessa frågor rekommenderar vi dig att fortsätta läsa här…


Att implementera nya IT-lösningar såsom lönesystem, ERP-system, HR-system eller annan mjukvara kan leda till dikeskörning och i vissa fall ångest, faktiskt. Om ett systembyte till och med kan stressa väl bevandrade IT-proffs, tänk då HR-medarbetare som inte har en lika naturlig bakgrund inom systemimplementering. Vi behöver inte gräva särskilt djupt eller fråga speciellt många branschkollegor för att hitta historier om systemimplementationsprojekt som slutat i total katastrof. Det fina i det är att vi känner till de vanliga fallgroparna som återkommer gång på gång och att det finns väl beprövade strategier och metoder för att undvika dessa. Därför behöver ert implementationsprojekt inte sluta i total katastrof som det gjort för så många andra.


PeopleProvide har med hjälp av sina duktiga konsulter samlat några väl utvalda tips i den här guiden. Detta för att ge dig rätt verktyg för att undvika de vanligaste fallgroparna. Och även om teknik kanske inte är din mest framträdande kompetens eller intresse (eller så kanske det är det och då är repetition aldrig fel) tror och hoppas vi att du kommer att känna dig tryggare för att ta en mer aktiv roll i att styra projektet i din organisation. På ett
enkelt och engagerat sätt!


PeopleProvide listar vanliga fallgropar vid implementering av HR-system och vad du bör tänka på för att undvika dessa på bästa möjliga sätt


Vanliga fallgropar: Dont’s

Avsaknad av målbild
Vi gillar trender och vill gärna hänga med i dessa. Begreppet HR Tech är en het potatis och det är lätt att upphandla och implementera diverse system för att andra gjort det och för att “man ska ha det nu för tiden”. Men, glöm in inte att ställa er frågan VARFÖR ni ska ha ett HR-system. Har ni inte kunnat besvara den frågan ska ni heller inte upphandla ett nytt systemstöd just nu.


Köra igång innan ni säkerställt rätt resurser

Att underskatta hur mycket arbete en systemimplementering kräver är inte alldeles främmande, speciellt när det finns delar som din leverantör inte kan göra åt dig. Lyckas du inte avsätta tillräckliga resurser äventyrar du hela projektet.


Träffa leverantörer innan ni vet vad ni behöver

Ett inte alltför ovanligt misstag är att inleda med leverantörsdemo utan att ha övergripande målbild, effektmål och krav på plats. Risken är då större att ni fastnar för leverantören med de flashiga presentationerna och vältaliga säljarna. Kvar står ni då kanske med ett dyrt system som inte alls stöder de processerna ni har i er vardag.


För stort prisfokus

Att helt blunda för prislappen är givetvis inte möjligt – däremot är det viktigt att förstå att priset endast är en av många faktorer att beakta. I många fall blir priset den tyngsta faktorn och även helt avgörande. Se upp för det! Hellre betala lite mer för ett system som genererar verklig affärsnytta.


För stort fokus på funktioner

Vi gillar häftiga funktioner och dras lätt med i dessa. När vi besöker HR-systemleverantörernas hemsidor blir vi ofta överösta med just coola features. Kom ihåg att dessa i sig inte har något värde om de aldrig används. Titta istället vad ni behöver för stöd, efter det blir det enklare att hitta vilka system som möter det behovet.


Ingen framåtlutad utvecklingsavdelning

Att byta HR-system ofta vill ingen göra. Beroende på företagets storlek och organisationsstruktur samt komplexiteten på företagets HR-processer kan det vara lättare och svårare. Se därför till att välja en leverantör med en framåtlutad utvecklingsavdelning – tips där är att titta på hur den historiska utvecklingen varit. På så vis får du en uppfattning om i vilket tempo utvecklingen normalt sker i.


För många integrationer

Begreppet integration låter häftigt och är något vi ska ha i så stor utsträckning som möjligt. Eller? Att integrera system med varandra har blivit enklare med dagens teknik och inte sällan är det något leverantören erbjuder till en ringa kostnad. I vissa fall ingår det till och med i implementations-kostnaden. Här är det dock viktigt att fundera vilka integrationer ni ska ha och givetvis varför ni ska ha dessa. Även om kostnaden är obefintlig så ska integrationerna skapa nytta och mervärde, i annat fall är risken stor att det endast blir något som bara ska underhållas. Och det suger både arbetskraft och pengar.


Underskatta vidareutveckling och förvaltning

Även om du valt ett HR-system som är enkelt och som inte går att skräddarsy i större utsträckning kommer det finnas delar som behöver ändras på för att passa just er verksamhet. Det finns inget systemstöd på den här planeten som innebär ”implementera och gasa”. Se därför till att avsätta tid och resurser för att konfigurera systemet efter just ert behov och era processer. Bra grej är också att undersöka vilka delar ni kan konfigurera själva och vilka delar som behöver leverantörens handpåläggning. Ju mer leverantören gör desto dyrare kommer det bli.


Tips för att undvika dessa fallgropar: Do´s

Börja i rätt ände
Börja inte med att bjuda in leverantörer. Se istället till att göra din hemläxa först: Ta fram en formell RFP / kravspec (Request for approval). Den ska innehålla de viktigaste kraven / önskemålen. På så vis blir det enklare att sålla i leverantörsdjungeln. En bra metod att ta fram dessa krav är att genomföra workshops med olika konstellationer i organisationen.


Få med IT tidigt i projektet

Kroka arm med IT-avdelningen så tidigt som möjligt – tro mig, ni kommer behöva det när det är dags att säkerställa IT-säkerhet, GDPR-compliancy, integrationer och mycket annat.


Gör en realistisk och klok projektplan

Ofta kan det vara klokt att inte sätta igång med alla delar av HR-systemet på en gång. Fundera över vilka delar av systemet som tillför mest värde ut till organisationen och börja med dessa. På så sätt skapas bästa förutsättningar för att organisationen ska välkomna systemet. Organisationen ska även ha tid att ta emot och lära sig de nya processer och verktyg som lanseras, inte minst den egna HR-avdelningen. Beakta även att olika delar av ett HR-system kräver även olika mycket arbete från olika interna resurser och passar naturligt in i olika tider på året utifrån årliga HR-processer. I stora organisationer kan det här finnas en poäng att börja i en avgränsad del av organisationen och ta lärdom av implementeringen innan systemet rullas ut till övriga delar av organisationen.


Underskatta inte förändringsarbetet

Ett nytt HR-system som ska användas av chefer och medarbetare innebär alltid mer eller mindre förändrade arbetssätt. Särskilt vid större förändringar är det viktigt att börja i tidigt skede att kommunicera vad förändringarna innebär och vilka vinster som finns för respektive målgrupp. Ta gärna hjälp av en väl utvald referensgrupp för att inhämta viktig input och få hjälp med förankringen ut i organisationen. Att sätta av tid och resurser för förändringsarbetet inför och under införandeprojektet är ofta det som gör skillnaden mellan ett lyckosamt och mindre lyckosamt mottagande av det nya HR-systemet.


Frigör tid för projektet

Att implementera ett nytt HR-system tar tid och kraft. Underskatta inte detta arbete utan frigör tid från de personer inom HR-avdelningen som ska vara delaktiga i projektet. Om det löpande HR-arbetet inte kan minskas under denna period kan det behövas förstärkning utifrån. Använd då den tillfälliga förstärkningen till det löpande arbetet så att processansvariga inom den egna HR-avdelningen får lägga tid på att kravställa, sätta upp och implementera det nya HR-systemet. Det är dessa personer som vet hur behoven ser ut och som känner er organisation. I införandeprojektet lär sig även projektdeltagarna systemet på djupet och får en förståelse för hur allt hänger ihop, denna kompetens är viktig att bygga hos era egna medarbetare och inte hos tillfälliga resurser. En erfaren projektledare som kan både HR och HR-system kan dock vara en värdefull förstärkning, som står på er sida i dialogen med systemleverantören och kan vägleda er rätt genom HR-systeminförandet.


Håll din leverantör informerad

Ju mer systemleverantören och ditt team arbetar som en enda enhet, desto bättre kommer projektet gå. En tydlig och frekvent dialog skapar goda förutsättningar för att lösa de flesta potentiella problemet som dyker upp under projektets gång.


Investera i utbildning för användarna

Brist på utbildning och träning är kanske inte den största fallgropen eftersom de flesta projektplaner från leverantören innehåller delar om utbildning och träning. Däremot är det viktigt att anpassa utbildningen till företagets processer och kommunicera varför (!) olika målgrupper ska jobba i systemet. Det är oftast i det förändringsarbetet skon klämmer som vi tidigare lyft. Med utgångspunkt i detta behöver därför leverantören utbilda processägarna på företaget så att de kan systemet utan och innan. Sen är det processägarna som i sin tur tar fram en anpassad utbildning utifrån sina processer och det sätt saker behöver framföras för att landa så bra som möjligt i organisationen utifrån olika målgrupper.


Frågor från ledare och medarbetare på en HR-systemutbildning handlar sällan om själva handhavandet i systemet utan kring processer, HR-sakfrågor och varför man ska göra något. Därför rekommenderar vi att personer från verksamheten utbildar slutanvändarna och inte leverantören.


Vad kul att du var med oss hela vägen hit och vi hoppas att guiden kan vara till nytta för dig och dina kollegor i arbetet med att implementera ett nytt HR-system.